Görev Tanımı
Sicil Şube Müdürlüğünün görevi; ilgili hükümler uyarınca disiplin soruşturması açılan üniversitemiz personelinin işlem süreci ve sonucunu takip ederek veri kayıt işlemlerini ilgili sistemler üzerinden gerçekleştirmek, rektörlük ve genel sekreterlik bölümlerindeki personelin izin ve raporlarının incelenerek veri kayıt işlemlerini gerçekleştirirken; diğer birimlerden konu ile ilgili yapılan veri kayıt işlemlerini inceleyerek onaylamak ve emeklilik durumlarını istekleri ya da ilgili hükümlerce mevzuat sınırları dahilinde değerlendirerek işlemlerinin yürütülmesini sağlamak ile özlük dosyalarının kontrolleri ve arşiv dosyalarının saklanmasında birim içi koordinasyonu oluşturarak verimliliği sağlamaktır.
Görev ve Sorumlulukları
- Üniversitemiz personelinin özlük dosyalarının kontrolleri ile arşiv dosyalarının saklanması konusunda birim içi koordinasyonun sağlanması,
- Üniversitemizden çeşitli nedenlerle ayrılan ya da üniversitemize atanan personelin özlük dosyalarının gönderilmesi ile teslim alınması işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
- Üniversitemizden çeşitli nedenlerle ayrılan personelin ayrılma nedenine bağlı olarak ilgili belgelerinin incelenerek sonuca bağlanması,
- Üniversitemiz personelinin kimlik kartları ile e-kampus kart taleplerinin nedenlerine göre değerlendirilerek ilgililere tebliğ edilmesi,
- Üniversitemiz Rektörlüğü ve Genel Sekreterliği bölümlerindeki personelin izin ve raporlarının incelenerek veri kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
- Üniversitemiz fakülte, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokulu ile daire başkanlıklarından personelleri ile ilgili veri kayıt işlemi yapılan izin (yıllık, evlenme, doğum, ölüm) ve sağlık raporlarının (hastalık, refakat) incelenerek onaylanması,
- Emeklilik, vefat, istifa ve diğer nedenlerle ayrılan üniversitemiz personeline hususi pasaport taleplerinde kullanılmak üzere görev belgeleri ile halen görevde olanların talepleri dahilinde görev ve hizmet belgelerinin düzenlenmesi,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ilgili hükümleri uyarınca disiplin soruşturması açılan üniversitemiz personelinin işlem süreci ile sonucunu takip etmek ve üniversitemiz personel programı ile DPB ve YÖKSİS ortak veri tabanı kayıtlarını gerçekleştirmek,
- 4857 sayılı İş Kanunu ile 5434 sayılı Kanun ve Kanun’a ilişkin geçiş hükümlerinin belirtildiği 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun ilgili hükümleri uyarınca üniversitemiz personelinin emeklilik durumlarının istekleri ya da ilgili hükümlerce prim ödeme gün sayısı, yıl ve yaş sınırları nedeniyle değerlendirilmesi ile işlemlerinin ilgili birimler ve Rektörlük Makamı ile Sosyal Güvenlik Kurumu üzerinden gerçekleştirilmesi,
- 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu’nun ilgili hükümlerince sonu (0) ve (5) ile biten yılların en geç şubat ayı sonuna kadar olan sürede ve mal varlığında önemli bir değişiklik olduğunda bir ay içinde üniversitemiz personelince düzenlenecek bildirimlerinin ilgili birimlerince alınmasının sağlanmasıs,
- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ilgili hükümlerince ilan edilen üniversitemiz ilanlarındaki profesör ve doçent kadrolarına başvuran adayların bilimsel eser dosyalarının ilgili hükümlerce tespit olunan jüri üyelerine, üniversite bilgilerinin kontrolleri yapılarak anlaşmalı kargo şirketi üzerinden gönderilmesi,
- Üniversitelerarası Kurul Başkanlığınca Doçentlik Bilgi Sistemi (DBS) veri tabanı üzerinden doçentlik jürilerinde görevlendirilen üniversitemiz öğretim üyelerine, ayrıca gönderilen tebliğlerin bildirimlerinin yapılması ile mazeretleri olan öğretim üyelerinin mazeretlerinin uygun bulunduğu ÜYK Kararının ÜAK Başkanlığı’na gönderilmesi,
- Üniversitelerarası Kurul bünyesinde kurulan Doçentlik Komisyonu’nca belirlenerek görevlendirmelerin DBS veri tabanı üzerinden yapıldığı jüri üyeliklerinin tespitine esas olmak üzere istifa, naklen, emeklilik, vefat gibi nedenlerle üniversitemizden ayrılan profesörlerin bildirimlerinin ÜAK Başkanlığı’na yapılması,
- Çeşitli nedenlerle kadro ya da görevleri ile ilişiği kesilen üniversitemiz personelinin arşiv dosyalarının düzenlenmesi,
- İlgili kanun, yönetmelik ve tebliğlerdeki değişikliklerin takibiyle, üst makamın vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesidir.
